Giải thích bao thanh toán hóa đơn (invoice factoring): tỷ lệ ứng trước, khoản dự trữ, quyền truy đòi, phí và việc liên hệ khách hàng

Theo dõi một hóa đơn thực tế

Dùng mệnh giá hóa đơn, tỷ lệ ứng trước (advance rate), ngày khách hàng dự kiến thanh toán, biểu phí, khoản dự trữ (reserve) và mọi khoản phí bổ sung. Yêu cầu bên bao thanh toán (factor) cung cấp ví dụ bằng văn bản ở các mốc 30, 60 và 90 ngày.

Khoản ứng trước ban đầu không phải là toàn bộ giá trị hóa đơn. Hợp đồng quyết định phần nào nằm lại trong khoản dự trữ và những khoản khấu trừ nào diễn ra trước khi giải phóng.

Hiểu về quyền truy đòi (recourse)

Điều khoản truy đòi có thể buộc doanh nghiệp mua lại hoặc thay thế hóa đơn khi khách hàng không thanh toán trong các điều kiện quy định. Hãy phân biệt rủi ro tín dụng với tranh chấp, cấn trừ, hàng trả lại, vấn đề chất lượng thực hiện và gian lận.

Hãy hỏi sự kiện nào kích hoạt quyền truy đòi và doanh nghiệp có bao nhiêu thời gian để xử lý.

Bảo vệ mối quan hệ khách hàng

Tìm hiểu ai là người gửi thông báo, xác minh hóa đơn, thu tiền, xử lý tranh chấp và trao đổi về các khoản thanh toán trễ. Hãy chuẩn bị tinh thần cho khách hàng trước khi quy trình thay đổi, để việc xác minh không trông giống gian lận hay dấu hiệu khó khăn tài chính.

Giới hạn tập trung (concentration limit) có thể làm giảm mức hóa đơn đủ điều kiện khi phần lớn khoản phải thu đến từ một khách hàng.

Đọc kỹ đường ra

Kiểm tra khối lượng tối thiểu, yêu cầu chuyển toàn bộ khoản phải thu, thời hạn hợp đồng, gia hạn, thông báo chấm dứt, phí chấm dứt, quyền kiểm soát hộp thư thu tiền (lockbox), các khoản dự trữ và việc giải chấp hồ sơ đăng ký UCC. Hãy xây dựng kế hoạch vận hành để giảm dần việc dùng bao thanh toán khi đó là mục tiêu.